TIETOSUOJASELOSTE

TIETOSUOJASELOSTE

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta

REKISTERINPITÄJÄ

Porin Riding Sport Ky, y-tunnus 1654631-5
Rautatienpuistokatu 2, 28130 Pori
Tietosuojavastaava: Anne Saarinen p. 050 3793356

REKISTERIN NIMI

Porin Riding Sport Ky:n asiakas-, tilaus-, laskutus-, ja markkinointitietorekisteri.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT PERIAATTEET

Noudatamme henkilötietojen suhteen seuraavia vaatimuksia:

a) niitä on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi (”lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys”);

b) ne on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla; myöhempää käsittelyä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ei katsota 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti yhteensopimattomaksi alkuperäisten tarkoitusten kanssa (”käyttötarkoitussidonnaisuus”);

c) henkilötietojen on oltava asianmukaisia ja olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (”tietojen minimointi”);

d) henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja tarvittaessa päivitettyjä; on toteutettava kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä (”täsmällisyys”);

e) ne on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten; henkilötietoja voidaan säilyttää pidempiä aikoja, jos henkilötietoja käsitellään ainoastaan yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti edellyttäen, että tässä asetuksessa vaaditut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet on pantu täytäntöön rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi (”säilytyksen rajoittaminen”);

f) niitä on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta käyttäen asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia (”eheys ja luottamuksellisuus”).

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisterin tarkoitus on asiakasyhteydenpito, asiakas- ja kauppasuhteen ylläpitäminen ja kehittäminen sekä käyttö raportointi- ja tilastollisiin tarkoituksiin. Porin Riding Sport Ky käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja tuote- ja palvelutarjonnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.

Henkilötietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitetta käytetään uutiskirjeen lähettämiseen. Yhteydenottokaavakkeen täyttäneiden tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Asiakasrekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden asiakastiedot yhdessä muodostavat asiakkaasta tallennetut tietojoukot seuraavasti:

- Asiakkaan yhteystiedot ja tilaamisen mahdollistavat tiedot: etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, maa, kieli, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus sekä vaihtoehtoinen toimitusosoite. Yritys-, yhdistys- ja yhteisöasiakkailta lisäksi yrityksen nimi ja y-tunnus.
- Asiakasryhmätiedot, alennusluokka ja muut asiakaskohtaiset lisätiedot.
- Laskutusosoite ja muut laskutustiedot
- Mahdollinen suostumus lähettää suoramarkkinointia.
- Tiedot asiakkaan tilauksista, toimituksista ja palautuksista.
- Palveluun kirjautumiseen vaadittavat tunnisteet.
- IP-osoitetieto tai muu tunniste
- Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto kuten esimerkiksi yhteydenottopyynnön tarkoitus tai toive tilauksen toimitusajasta

Porin Riding Sport Ky ei kerää eikä tallenna asiakkaiden pankkiyhteystietoja eikä luottokorttitietoja.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä.

 

TIETOJEN LUOVUTUS JA SIIRTO

Tietoja ei luovuta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita yrityksen alihankkijoilla.

Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa sellaisille yrityksen alihankkijoille, jotka osallistuvat suoramarkkinoinnin järjestämiseen, tietojärjestelmien ylläpitoon tai asiakkaan tilauksen hoitamiseen, kuten tuotteiden postitukseen tai maksamiseen. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisterin yhteys- ja asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan rekisterinpitäjälle tekemistä ilmoituksista. Asiakassuhde syntyy, kun asiakas rekisteröityy palveluun, tekee tilauksen, tilaa suoramarkkinointia tai tekee ostoksen. Asiakassuhde voidaan aloittaa myös asiakkaan pyynnöstä esim. puhelinkeskustelun perusteella.

Sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköposti- ja tekstiviestimarkkinointi) pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietolain mukaisesti. Asiakkaan tilaushetken mukainen tieto luottokelpoisuudesta saadaan Checkout Finland Oy:n (y-tunnus 2196606-6), DFC Nordic Oy:n (y-tunnus 1998514-5) ja / tai Suomen Asiakastieto Oy:n (y-tunnus 0111027-9) järjestelmästä.

 

ANONYYMI VERKKOANALYTIIKKA

Anonyymin, verkkovierailua koskevan tiedon keräämiseen voimme käyttää seuraavia työkaluja ja palveluita:
Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
Google Remarketing: https://support.google.com/adwords/answer/2453998?hl=en
Facebook Pixel: https://www.facebook.com/business/a/facebook-pixel
Microsoft Bing Adds: https://advertise.bingads.microsoft.com/en-us/resources/policies

 

EVÄSTEET

Sivustollamme käytetään evästeitä (eng. Cookies), joiden avulla voimme kehittää sivustoamme sinua varten. Evästeiden tehtävä on parantaa ja nopeuttaa asiointikokemusta. Evästeitä voidaan käyttää myös parempien tarjousten ja henkilökohtaisempien tuotesuositusten tarjoamiseksi asiakkaalle. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle. Osa sivuston sisällöstä saattaa edellyttää evästeiden hyväksymistä toimiakseen. Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy evästeet valmiilla oletusasetuksilla, mutta käyttäjä voi myös estää evästeiden käytön selaimen asetuksista tai poistamalla evästeet selaimesta palvelun käytön päätyttyä. Lisätietoja selainkohtaisista käyttöohjeista löytyy selaimen valmistajan ohjeista.

 

REKISTERIN SUOJAUKSeN PERIAATTEET

Porin Riding Sport Ky:n asiakasrekisterien tiedot ovat luottamuksellisia

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää erityiskäyttöoikeuksia. Käyttöoikeus on rajattu ainoastaan henkilön työtehtävien hoidossa tarpeellisiin tietoihin ja edellyttää henkilökohtaisten käyttäjätunnusten käyttöä. Asiakasrekisteri ja sitä käsittelevät tietojärjestelmän laitteistot sijaitsevat suljetuissa konesaleissa. Laitteistojen ja ohjelmistojen päivitykset hoidetaan säännöllisesti, asianmukaisesti ja mahdollisiin uhkiin reagoidaan välittömästi. Häiriötilanteiden varalta tiedot varmistetaan säännönmukaisesti kopioimalla. Järjestelmä on suojattu palomuurilla ulkopuolelta tulevia yhteydenottoja vastaan.

Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Maksajan henkilötunnusta tai maksu- ja luottokortin numeroita yms. tunnistetietoja ei tallenneta verkkokauppaan.

 

ASIAKKAAN OIKEUDET: TARKASTUS-, KORJAUS- JA KIELTO-OIKEUS

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekistereihin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna yhtiön asiakaspalveluun. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa, jolloin asiakkaalla on oltava mukana henkilöllisyystodistus. Porin Riding Sport Ky vastaa tietojen tarkastuspyyntöihin kirjallisesti henkilötietolain mukaisesti. Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää yhtiölle pyynnön virheen korjaamiseksi. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä Porin Riding Sport Ky:n asiakaspalveluun, minkä lisäksi suoramarkkinoinnin voi myös peruuttaa jokaisen uutiskirjeen yhteydessä annettuja ohjeita noudattaen.

Porin Riding Sport Ky noudattaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan tietosuojavastaavana toimivalle henkilölle.

 

MUUT REKISTERIT

- Myymälän tax-free ostosten, asiakkaan allekirjoituksellaan kuittaamien maksutositteiden ja hyvitysten tiedot. Rekisterissä säilytetään em. allekirjoituksella kuitattujen kassatapahtumien tiedot kirjanpitoa ja mahdollista myöhempää osoittamisvelvollisuutta varten.
- Laskutustietojen tuloste kirjanpidossa.
- Asiakaspalautuskaavakkeiden rekisteri. Kaavakkeet säilytetään mahdollisten kirjausvirheiden ja muiden epäselvyyksien selvittämiseksi. Rekisteristä tuhotaan kaikki vuotta vanhemmat tositteet. Vastuuhenkilö: Anne Saarinen
- Asiakkaiden maksuhyvitysten tilitiedot. Rekisteri mahdollistaa maksuhyvitysten tekemisen.
- Valmiiksimaksettujen ja kuitattujen noutotilausten rekisteri. Rekisteriä pidetään noutotilausten luovuttamisen nopeuttamiseksi.
- Noutovaraston tilausvahvistusten rekisteri. Rekisteriä pidetään noutotilausten käsittelyn nopeuttamiseksi.

Muiden rekistereiden vastuuhenkilö on Anne Saarinen.

 

KOLMANSIEN OSAPUOLTEN VERKKOSIVUSTOT

Tietyt verkkosivustomme toiminnot ovat kolmansien osapuolten tarjoamia ja niihin sovelletaan kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöjä. Verkkosivustoillamme ja palveluissamme on toimintoja, jotka voivat esimerkiksi mahdollistaa sisällön jakamisen sosiaalisessa mediassa. Tällaiset toiminnot ovat suoraan ulkopuolisten palveluntarjoajien tarjoamia, jotka voivat kerätä sivustoilla käynteihin ja niiden palvelujen käyttöön liittyviä henkilötietoja omien tietosuojakäytäntöjensä ja -sääntöjensä mukaisesti. Porin Riding Sport Ky ei ole vastuussa tällaisten kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai tietosuojaa koskevista ehdoista.